Odległość pomiędzy dwoma osobami czy podmiotami od pewnego czasu nie ma większego znaczenia w kontekście prowadzenia biznesu. Kontaktujemy się z klientami, oddziałami firmy, kontrahentami z całego świata za pomocą takich chociażby urządzeń jak telefony konferencyjne czy ekrany. Nie bez znaczenia jest łącze internetowe, które z roku na rok jest szybsze i bardziej płynne. Co zatem warto wiedzieć o telefonach konferencyjnych? Czy przydadzą się one w każdym biznesie?

Telefony konferencyjne – czy są dziś potrzebne?

Być może rozważałeś już, czy tego typu sprzęt jest ci rzeczywiście niezbędny. Jednak jak pokazuje aktualny rynek, jest to urządzenie wciąż udoskonalane i wykorzystywane w większości firm, gdzie potrzeba się porozumieć na odległość. Przede wszystkim świetnie służy tam, gdzie potrzebujemy idealnego zbierania głosu, niektóre modele mają również ekran. Ich zaletą jest to, że działają płynnie i mogą być dopasowane do szerokiego grona odbiorców. Nie musisz pracować w wielkiej korporacji, by móc cieszyć się funkcjami telefonu konferencyjnego. Istnieją specjalne firmy, które dobierają do twoich potrzeb odpowiednie urządzenia, wraz z ich instalacją.

Na co zwrócić uwagę przy zakupie?

Pierwsze, co przychodzi nam zazwyczaj na myśl przed zakupem telefonu konferencyjnego, to jego funkcjonalność. Zastanawiamy się w jak dużych pomieszczeniach może być używany i przez jaką liczbę osób. Jeżeli sala jest mała, to zwykle nie ma problemu – wystarczy telefon, który będzie miał zasięg 25-30 m2. Wtedy nie jest konieczne podłączenie zewnętrznych mikrofonów czy zewnętrznego systemu audio. Dźwięk jest dobrze zbierany, nie odbija się od ścian i nasi rozmówcy nie mają problemu ze zrozumieniem nas. Każdy może mówić z wybranego przez siebie miejsca, nie trzeba zmieniać pozycji, nachylać się czy wędrować po sali. Większe pomieszczenia wymagają zdecydowanie bardziej zaawansowanych rozwiązań, szczególnie gdy dochodzi do tego duża ilość uczestników. Wtedy bowiem mamy trudności, by wszyscy siedzieli w równej odległości od mikrofonów, jedni mogą być słyszalni lepiej, inni gorzej. Dochodzą też naturalne szumy generowane przez ludzi – nikt nie siedzi przecież nieruchomo, czasami ktoś kaszlnie czy przesunie głośniej fotel. 

Dziś wyzwania nie stanowią problemy, które jeszcze kilka lat temu mogły wpływać negatywnie na estetykę biura. Na przykład telefon konferencyjny przewodowy wcale nie oznacza plątaniny kabli. Dziś sale i stoły konferencyjne projektowane są w taki sposób, że sprytnie można je ukryć. Należy jednak wziąć pod uwagę taką ewentualność już na etapie projektowania własnego biura, a jeśli już ono istnieje – warto wprowadzić niezbędne modyfikacje. Pamiętajmy bowiem, że porządek w sali konferencyjnej nie tylko rzutuje na nasz wizerunek, ale również powoduje, że podczas ważnego zebrania nic nas nie rozprasza.

Telefony konferencyjne ułatwiają porozumiewanie się i są niezbędnym urządzeniem, które powinno pojawić się w każdym biurze. W zależności od potrzeb, możemy wybrać sprzęt sami, bądź zatrudnić do tego fachowców. Na szczęście na rynku istnieje wiele firm oferujących ciekawe rozwiązania w tej kwestii.